Política de privacidad - Helpful Quantitative Research

Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de Helpful Quantitative Research S.A.S.

Truelinc, aplicación móvil, y Dr-regalo.com, página web de comercio electrónico, son propiedad de la compañía Helpful Quantitative Research S.A.S. (en adelante “la Compañía” o “HQR S.A.S.”), la siguiente política de privacidad y tratamiento de datos aplica para cualquiera de las aplicaciones o servicios de software de propiedad de la Compañía.

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de HQR S.A.S. (en adelante la «Política»), establece los mecanismos, garantías e instrumentos que los titulares de la información que recolectamos y tratamos, en calidad de responsables del tratamiento, a la luz del Marco Normativo.

Debido a la actividad comercial que desarrolla Helpful Quantitative Research S.A.S., la Compañía recoge y, en algunos casos, comunica información sobre los Usuarios registrados en sus sitios web y en sus aplicaciones móviles (en adelante, “la Plataforma”). La siguiente Política de Privacidad tiene como objetivo brindar a los usuarios un panorama claro sobre los datos personales que HQR recauda, el tratamiento que da a los mismos y los procedimientos que los usuarios pueden realizar para poder hacer efectivos sus derechos relacionados con sus datos e información personal.

CONSIDERACIONES PREVIAS

Dato Personal. Se refiere a información vinculada a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Para efectos de esta Política, el término «Datos Personales», se referirá exclusivamente a los datos personales definidos en la Ley 1581 de 2012 y con el alcance de esa misma normatividad.

Dato Privado. Hace referencia a cualquier tipo de información que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona a quién está vinculada.

Información comercial, financiera, crediticia, de servicios. Para todos los efectos de la Ley 1266 de 2008, y de la Política, se entenderá por información comercial, financiera, crediticia y de servicios, aquella relacionada al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones pecuniarias, sin importar la naturaleza del contrato que las haya dado origen.

Encargado del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otras, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos o el Tratamiento de los datos.

Tratamiento. En la Política alude a cualquier operación o conjunto de éstas sobre Datos Personales (Ley 1581 de 2012), incluye la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la eliminación.

Datos Sensibles. Son todos aquellos que afectan la intimidad del Titular o que puedan generar algún tipo discriminación como resultado de su divulgación, entre ellos se encuentran el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a grupos o sociedades, la información sobre el estado de salud y los datos biométricos, entre otros.

Transferencia. Esta se presenta cuando el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en la República de Colombia, envía o comparte la información o los Datos Personales a un tercero denominado receptor, que puede estar dentro o fuera del territorio colombiano y al cual se asisten mismas obligaciones de ser Responsable del Tratamiento de Datos.

Transmisión. Cualquier Tratamiento de Datos Personales que involucre la comunicación de éstos, si su propósito es un Tratamiento por el Encargado del Tratamiento ordenado por el Responsable del Tratamiento.

Todas las anteriores definiciones, establecidas por las leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, serán aplicables y contarán con el alcance señalado en cada norma; esto quiere decir que, para efectos de su interpretación y aplicación dentro la Política, es necesario tomar en tener en cuenta el sentido y contexto específico de cada definición dentro de la norma correspondiente. El Marco Normativo forma parte integral de la Política, particularmente, las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012, junto con el Decreto 1377 de 2013. Los demás términos definidos en la Política tendrán el significado que señalado explícitamente en la misma.

PRINCIPIOS QUE ORIENTAN LA POLÍTICA

HQR S.A.S. y sus sociedades vinculadas, por subordinación o control (en adelante las «Sociedades Vinculadas»), respetan y respetarán los derechos de sus usuarios, empleados, proveedores, subcontratistas y cualquier otro tercero (en adelante los «Titulares») en materia del Tratamiento de la información de los Titulares, recolectada o accedida en el desarrollo de sus negocios y actividades (en adelante la «Información Protegida»), sea que la información se refiera a Datos Personales o a Datos Personales Crediticios. Con el anterior objetivo, el Tratamiento de la información de los Titulares se regirá por los siguientes principios:

Principio de Legalidad: El Tratamiento de la Información Protegida se realizará siempre aplicando las disposiciones legales vigentes, que rijan el Tratamiento de esta y los derechos fundamentales conexos, y las disposiciones contractuales pactadas entre la Compañía y los Titulares, según corresponda.

Principio de Libertad: El Tratamiento de Datos Personales y Datos Personales Crediticios, sólo se llevará a cabo si existe previo consentimiento, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales y Datos Personales Crediticios, que no tengan el carácter de Datos Públicos, no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

Principio de Finalidad: El Tratamiento de la Información Protegida, que no tenga el carácter de Dato Público, a la que tenga acceso o sea almacenada o recogida por la Compañía, estará subordinado y atenderá una finalidad legítima, que será informada al respectivo Titular.

Principio de Veracidad o Calidad: La Información Protegida sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. No está permitido el Tratamiento de datos parciales, incompletos o que induzcan a error. La Compañía no será responsable frente al Titular cuando sean objeto de Tratamiento, datos o información parcial o incompleta o que induzca a error, si esta es entregada por el Titular sin que existiera la forma de ser verificada su veracidad o calidad por parte de la Compañía, o si hubiere sido entregada o divulgada por el Titular declarando o garantizando, de cualquier forma, su veracidad o calidad.

Principio de Transparencia: En el Tratamiento de Información Protegida, se garantizará el derecho del Titular a obtener de la Compañía, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de Información Protegida que sea de su interés (legal, judicial o contractualmente justificado) o titularidad.

Principio de Acceso y Circulación Restringida: La Información Protegida no estará disponible al público o a terceros no vinculados por subordinación o control a la Compañía, mediante ningún medio físico o virtual. El acceso se restringirá a las Compañía, sus sociedades vinculadas, los Titulares o terceros debidamente autorizados por la ley o por orden judicial. Para estos propósitos, la obligación de la Compañía será de medio, según lo establece la normatividad vigente.

Principio de Seguridad: La Información Protegida sujeta a Tratamiento por la Compañía, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios, evitando su adulteración, pérdida, consulta y, en general, cualquier uso o acceso no autorizado.

Principio de Confidencialidad: Todas y cada una de las personas que en la Compañía administran, manejan, actualizan o tienen acceso a Información Protegida, que no tenga el carácter de pública, o que se encuentre en Sistemas de Información o bases o bancos de datos de terceros debidamente autorizados, se comprometen a mantener de manera estricta confidencialidad y no revelar a terceros cualquier información suministrada en la ejecución y ejercicio de sus funciones. La Compañía y sus Sociedades Vinculadas para el Tratamiento de la Información Protegida podrán utilizar los sistemas de información y bases de datos de propiedad de la Compañía y/o de sus Sociedades Vinculadas (en adelante los «Sistemas de Información»).

Principio de Temporalidad de la Información: Los Datos Personales Crediticios no serán suministrados a usuarios o terceros cuando dejen de servir para la finalidad del banco de datos correspondiente.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares tendrán los derechos consagrados en el Marco Normativo y en los contratos celebrados con HQR S.A.S, según les sean aplicables teniendo en consideración la Información Protegida objeto de Tratamiento por parte de HQR S.A.S. o de las Sociedades Vinculadas.

Los Titulares de los cuales se realice el Tratamiento de Datos Personales tendrán específicamente los derechos previstos por la Ley 1581 de 2012, pero sin limitarse a los descritos en el Artículo 8 de dicha ley, y todas aquellas normas que los reglamenten, adicionen o complementen.

Los Titulares de los cuales se realice el Tratamiento de Datos Personales Crediticios, en caso de que HQR S.A.S. sea quien los recolecte, tendrán específicamente los derechos previstos por la Ley 1266 de 2008, pero sin limitarse a los descritos en el Artículo 6 de dicha ley, y todas aquellas normas que los reglamenten, adicionen o complementen.

Para efectos de interpretación de las leyes y decretos que se expidan en la materia, se tendrá como parámetro de interpretación legal y constitucional las sentencias de la Corte Constitucional de Colombia. Los derechos de los Titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el Artículo 20 de la Constitución Política de Colombia y con los demás derechos constitucionales aplicables.

Para toda aquella Información Protegida recolectada por HQR S.A.S. o las Sociedades Vinculadas, y que no tenga el carácter de: (i) Datos Personales de carácter privado o semiprivado; y (ii) Datos Personales Crediticios de carácter privado o semiprivado, los derechos de los Titulares serán únicamente aquellos establecidos y pactados de manera contractual con HQR S.A.S.

Tratándose de información o datos de carácter público, HQR S.A.S. garantizará la calidad de esta dentro de sus Sistemas de información.

DEBERES DE HQR S.A.S.

Deber General de HQR S.A.S. en el Tratamiento de Información.

HQR S.A.S., de manera general y de conformidad con el Marco Normativo, entendido como las normas legales que regulan sus relaciones jurídicas con los Titulares, en especial, las obligaciones específicas que asume frente a los Titulares, tiene como deber general en el Tratamiento de Información Protegida el respetar y garantizar en todo momento los derechos propios de los Titulares, garantizando, cuando sea aplicable, y según el carácter de la información utilizada, la confidencialidad, reserva, seguridad e integridad la información de los Titulares posee.

Deberes Especiales de HQR S.A.S. en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales y Datos Personales Crediticios.

Serán deberes especiales de HQR S.A.S, cuando actúe como Responsable del Tratamiento de Datos Personales y Datos Personales Crediticios, entre otros, los siguientes:

Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular, cuando se traten de Datos Personales y Datos Personales Crediticios privados o semiprivados.
Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando oportunamente al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
Siempre exigir al Encargado del Tratamiento las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO

Autorización y Consentimiento. El Tratamiento de Datos Personales y Datos Personales Crediticios privados o semiprivados, por parte de HQR S.A.S., o de las Sociedades Vinculadas, requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. HQR S.A.S. en todo momento dejará constancia de la autorización entregada por el Titular, a través de los medios idóneos que garanticen que la misma fue otorgada en las condiciones arriba señaladas, como lo son las autorizaciones por escrito, en medios electrónicos u otorgadas al aceptar términos y condiciones de servicios o productos, el aviso de privacidad correspondiente que soporta el Tratamiento de los Datos Personales o cualquier otro mecanismo que permita demostrar un registro, acceso o vinculación a servicios o productos de HQR S.A.S.

Finalidades. Los fines del Tratamiento de los Datos Personales y Datos Personales Crediticios privados o semiprivados, siempre estarán declarados de manera clara y expresa, en los medios idóneos a través de los cuales HQR S.A.S. requiera la autorización de los Titulares. HQR S.A.S. no utilizará los Datos Personales ni Datos Personales Crediticios privados o semiprivados para fines distintos de los expresamente autorizados por los Titulares. En el contexto (CONSIDERACIONES PREVIAS) de esta Política, se establecen algunos de los Datos Personales y Datos Personales Crediticios que podrá recolectar HQR S.A.S, estableciendo las finalidades del Tratamiento, con el propósito que los Titulares estén informados en todo momento sobre el uso que de los mismos adelantará, o podrá adelantar, HQR S.A.S o las Sociedades Vinculadas.

Esta Política podrá ser modificada y adicionada, en cumplimiento de requerimientos establecidos por las normas legales correspondientes. La Política debidamente actualizada, indicando la fecha de la última actualización, estará publicada oportunamente en el Portal Web de HQR S.A.S. (www.hqr.com.co) y las Aplicaciones Móviles de HQR S.A.S. o de las Sociedades Vinculadas y podrá ser informada mediante correo electrónico. El Titular reconoce y acepta que, con el uso del Portal Web o las Aplicaciones Móviles, está de acuerdo con esta Política.

HQR S.A.S, de conformidad con el Marco Normativo, no estará obligado a suprimir de sus Sistemas de Información la Información Protegida, frente a la cual el Titular tenga un deber legal o contractual con HQR S.A.S., o las Sociedades Vinculadas, de permitir su almacenamiento en los Sistemas de Información.

Seguridad de la Información. En desarrollo del Principio de Seguridad establecido en la normatividad vigente y de conformidad con las obligaciones legales que HQR S.A.S. posee, la Compañía adoptará las medidas tecnológicas, operativas y administrativas que sean necesarias para proveer seguridad a los registros e Información Protegida de los Titulares, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Datos e Información Sensible. Sin perjuicio de las disposiciones específicas contempladas en las CONSIDERACIONES PREVIAS de esta Política, HQR S.A.S. manifiesta a todos los Titulares que en el evento que, dentro del ejercicio y desarrollo de sus actividades, solicite el Tratamiento de Datos Sensibles o realice efectivamente el Tratamiento de Datos Sensibles para la correcta operación o funcionamiento de los diferentes procesos y actividades de su empresa, dará cumplimiento a las pautas y restricciones que para tales propósitos establece el Marco Normativo vigente, reiterando que en ningún momento los Titulares estarán obligados a autorizar el Tratamiento de Datos Sensibles. Todo Titular deberá consentir expresamente a HQR S.A.S. y sus s Sociedades Vinculadas el Tratamiento de Datos Sensibles.

Utilización y Transferencia Internacional de Información Protegida. En el evento que HQR S.A.S, en el ejercicio de las actividades propias de su actividad comercial, utilice, transmita o transfiera internacionalmente Información Protegida garantizará el cumplimiento de los principios aplicables establecidos en las CONSIDERACIONES PREVIAS de la presente Política. Cuando se trate de la transferencia de Datos Personales, HQR S.A.S. dará cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en especial el Artículo 26, y demás normas que lo modifiquen, adicionen o complementen.

Concretamente HQR S.A.S, en el giro ordinario de sus negocios podrá incorporar la Información Protegida dentro de sus Sistemas de Información. HQR S.A.S, como Responsable del Tratamiento, garantiza que sus Sistemas de Información cumplen en su integridad las Políticas y el Marco Normativo y, en consecuencia, cualquier Titular podrá: (i) conocer en cualquier momento la información que reposa en los Sistemas de Información; (ii) solicitar la actualización o rectificación de los datos allí incorporados; y (iii) solicitar, salvo en aquellos eventos previstos en las CONSIDERACIONES PREVIAS de la Política, la supresión de sus datos notificando a HQR S.A.S., para lo cual se seguirá el procedimiento establecido dentro del del presente documento.

Con la aceptación de la Política, el Titular reconoce que, de presentarse una venta, fusión, consolidación, cambio de control societario, transferencia sustancial de activos, reorganización o liquidación de la Compañía, HQR S.A.S o sus Sociedades Vinculadas podrán transferir, enajenar o asignar la Información Protegida a una o más partes relevantes.

Atención de Reclamos y Consultas. El Titular o sus causahabientes que consideren que la Información Protegida contenida en un Sistema de Información, o en una base de datos, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en el Marco Normativo, podrán presentar un reclamo o solicitud ante HQR S.A.S., remitiéndola en una primera instancia a través del siguiente correo electrónico habilitado para el efecto por HQR S.A.S: servicioalcliente@hqr.com.co (en adelante el «Correo Electrónico Autorizado»).

HQR S.A.S. atenderá y dará respuesta a los reclamos o solicitudes de los Titulares en los plazos y términos establecidos para el efecto por el Marco Normativo.

Sin perjuicio de lo anterior, y en el evento que no haya sido atendida su solicitud o reclamo por parte de HQR S.A.S., el Titular podrá acudir posteriormente en una segunda instancia ante la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co). En dicho evento, para la presentación del reclamo ante la Superintendencia de Industria y Comercio se tomará en consideración la naturaleza de la Información Protegida, siendo procedente cuando dicha información: (i) no tenga el carácter de información pública o sea un Dato Público, y (ii) HQR S.A.S. esté en violación de los principios aplicables para la información pública o de un Dato Público.

INFORMACIÓN (INCLUIDA INFORMACIÓN PROTEGIDA) QUE RECOLECTAMOS Y RECABAMOS.

Frente a Candidatos: HQR S.A.S. podrá recolectar, entre otra, la siguiente información:

Nombres y apellidos.

Tipo y número de identificación.

Nacionalidad.

Fecha de Nacimiento / Lugar de Nacimiento

Sexo.

Estado civil.

Teléfonos fijos y celulares de contacto.

Direcciones postales y electrónicas (personales y laborales).

Profesión u oficio.

Perfil Académico.

Perfil Profesional.

Envío hoja de vida actualizada.

Frente a Colaboradores: HQR S.A.S. podrá recolectar, entre otra, la siguiente información:

Nombres y apellidos.

Tipo y número de identificación.

Fecha de Nacimiento.

Sexo.

Estado civil.

Teléfono residencia.

Teléfono celular.

Direcciones postales y electrónicas (personales y laborales).

Profesión u oficio.

Perfil Académico.

Perfil Profesional.

Hoja de vida actualizada.

Fecha Ingreso.

Fecha de Nacimiento / Lugar de Nacimiento.

Nacionalidad.

Grupo sanguíneo.

Nombre de los padres.

Empleo(s) anterior(es).

Deficiente Físico.

Grado de parentesco o afinidad con algún Colaborador.

Tipo Contrato.

Término Contrato.

Cargo.

Remuneración.

Funciones.

Jornada mensual.

Jornada semanal.

Tipo pago.

Banco pago.

Fondo Cesantías.

Fondo Salud.

Fondo Pensión.

Caja Compensación.

Entidad prestadora de salud – Medicina Prepagada.

Exámenes físicos de ingreso y salida.

Datos biométricos (fotografía, grabaciones de video, grabaciones de voz, huella dactilar).

Frente a Beneficiarios Vinculados: HQR S.A.S. podrá recolectar, entre otra, la siguiente información:

Nombre (Beneficiario Vinculado).

Nombre Colaborador del que es Beneficiario Vinculado.

Fecha inicio vigencia (fecha ingreso a la Compañía).

Fecha nacimiento (de Beneficiario Vinculado).

Nacionalidad.

Departamento.

País.

Sexo.

Parentesco o afinidad con Colaborador.

Finalidades del Tratamiento de Información Protegida de Candidatos, Colaboradores y Beneficiarios Vinculados.

Dentro del giro ordinario de nuestra actividad, y con el fin de desarrollar y ejecutar las relaciones de índole laboral necesarios para cumplir con nuestro objeto social y con la normatividad vigente, HQR S.A.S. realizará el Tratamiento de Información Protegida con base en la autorización recibida de los Candidatos, Colaboradores y Beneficiarios Vinculados, para, entre otras, las siguientes finalidades:

Finalidades del Tratamiento de Información Protegida de Candidatos:

Contacto con el Candidato dentro del proceso de selección específico.
Verificar y obtener referencias, indicadas por el Candidato en hojas de vida, formularios o documentos entregados a HQR S.A.S. o las Sociedades Vinculadas, durante el proceso de selección o que hayan sido ingresados o incorporados de manera directa por el Candidato nuestros Sistemas de Información.
Consolidar dicha información en los Sistemas de Información o en una base de datos administrada por terceros debidamente autorizados por HQR S.A.S. o las Sociedades Vinculadas, que le permitan y faciliten tanto a HQR S.A.S. como a las Sociedades Vinculadas: (a) la administración y control de sus procesos de selección; (b) remitir al Candidato información de oportunidades de empleo y de negocio; (c) el estudio, análisis y evaluación de los Candidatos que participen de procesos de selección abiertos y vigentes; (d) para control interno y de auditoría requerido por HQR S.A.S. o las Sociedades Vinculadas; y (e) para atender los requerimientos de orden legal o judicial, en Colombia o en los países donde se encuentran ubicadas las Sociedades Vinculadas, entregando únicamente la información solicitada de manera explícita.

Finalidades del Tratamiento de Información Protegida de Colaboradores:

Realizar actividades de bienestar para los Colaboradores.
Hacer visitas domiciliarias como procedimiento de ingreso o para el desarrollo de actividades de acompañamiento relacionadas con programas de bienestar o envió de correspondencia.
Realizar actividades de vigilancia epidemiológica enmarcadas en el programa de salud ocupacional.
Contactar a un familiar en caso de una emergencia presentada al interior de la Compañía.
Tener un registro de fechas de ingreso y edad de los Colaboradores cotizantes a la AFP (Administradora de Fondo de Pensiones) y para prestar un apoyo en el proceso de solicitud de pensión.
Apoyar a los Colaboradores en trámites ante la EPS, por inconsistencias en atención personal y de Beneficiarios Vinculados.
Apoyar a los Colaboradores en trámites ante la Caja de Compensación Familiar, por inconsistencias en atención o afiliación personal y de Beneficiarios Vinculados.
Toma de decisiones en materia laboral con respecto a la ejecución y terminación del contrato de trabajo.
Realizar los pagos, afiliaciones y registro de novedades a las entidades prestadoras de servicios de seguridad social, aportes de ley, pagos parafiscales, cuentas AFC, a las entidades prestadoras de salud, de pensiones y cesantías, incluyendo para el Colaborador y de ser requerido, de sus Beneficiarios Vinculados (cónyuge, hijos y personas a cargo).
Suministrar la información personal y financiera a terceros para el pago de préstamos, viáticos, vuelos, libranzas o diferentes cuentas que informe.
Realizar el reporte a entidades de control nacional o territorial (DIAN, UIAF, entre otras entidades), previa notificación a las centrales de riesgo.
Contacto para futuras contrataciones u ofertas laborales dentro y fuera del país.
Las demás necesarias y que se presente en el entorno de la ejecución laboral.

Finalidades del Tratamiento de Información Protegida de Beneficiarios Vinculados:

Conservar la información de residencia de los Colaboradores y Beneficiarios Vinculados para los casos en los que se requieran visitas domiciliarias, como parte del procedimiento de ingreso o para el desarrollo de actividades de acompañamiento dentro de los programas de bienestar, o para envió de correspondencia.
Contactarlo en caso de una emergencia presentada al interior de la Compañía referente al Colaborador.
Adelantar cuando sea necesario los trámites ante Cajas de Compensación Familiar, entidades prestadoras de servicios de seguridad social y prestadoras de salud, y demás entidades las afiliaciones en calidad de beneficiarios del Colaborador que sean necesarias.
Las demás relacionadas directamente con el Tratamiento de Información Protegida de los Colaboradores que requiera en virtud de un mandato legal o contractual, el Tratamiento de Información Protegida de los Beneficiarios Vinculados.

Responsable del tratamiento y/o uso de los datos personales.

La persona jurídica responsable por el tratamiento de los datos personales suministrados a través de la Plataforma y de la base de datos en la cual se encuentren ubicados, es la sociedad HQR S.A.S., sociedad identificada con N.I.T. 900.778.747 – 7 y con domicilio principal en Cll 54 Sur # 29 – 21 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia; cuyo teléfono y correo electrónico de contacto son +57 317 2817238 y servicioalcliente@hqr.com.co, respectivamente.

Protección.

HQR S.A.S. está comprometida en proteger su privacidad. En esta Política de Privacidad se describe la información que HQR S.A.S. recoge de sus Usuarios y la finalidad de la recolección de dicha información. Si no está de acuerdo con ésta, por favor absténgase de utilizar la Plataforma e indíquenos qué deberíamos mejorar para poder corregir aquello con lo que no está de acuerdo.

Nuestra Política de Privacidad asegura que cualquier información que sea proveída por los Usuarios se mantendrá privada y segura. En esta Política se establecen los detalles de la información que recabamos y de la manera en que es utilizada. En ninguna circunstancia se recolecta información privada sin la autorización expresa de su titular.

En consecuencia, nadie podrá registrarse en la Plataforma, a través de la creación de una cuenta personal, salvo que otorgue su autorización para el tratamiento de sus datos personales. En este sentido, la Plataforma exigirá que entregue su consentimiento previo, expreso e informado, seleccionando la casilla que dispone lo siguiente: “He leído y estoy de acuerdo con los términos y condiciones y con las políticas de privacidad”. En caso de que el interesado no seleccione dicha casilla antes de pulsar en el botón “CREAR CUENTA”, sus datos no serán almacenados en nuestra base de datos.

Este documento hace parte integral de los Términos y Condiciones de HQR S.A.S.

La información que recabamos.

Información provista voluntariamente por el titular o un tercero autorizado

Información personal que nuestros usuarios nos proporcionan a través de diversos canales en nuestro Servicio, incluyendo:

Boletines informativos por correo electrónico. Podemos ofrecer boletines informativos por correo electrónico, con anuncios e información sobre HQR S.A.S.

Descargas, cuentas de usuario y perfiles. Nuestro Servicio o terceros pueden darle la posibilidad de descargar el software de HQR S.A.S, registrarse para obtener una cuenta en la Plataforma o crear y actualizar un perfil de usuario en el Servicio. Si ofrecemos dicha funcionalidad en el Servicio, recopilaremos la Información personal que nos proporcione. Esta información puede incluir, por ejemplo, su nombre, correo electrónico, información de contacto e información del sistema, así como información sobre sus intereses, preferencias y necesidades. Podemos indicar que se requiere cierta información personal para que descargue nuestro software, se registre para la cuenta o para crear el perfil, mientras que otra es opcional. En aso que usted indique que su perfil de usuario o la información de su cuenta sea de carácter público, compartiremos su información personal en su perfil de usuario con otras personas o usuarios de nuestros Servicios.

Servicio Integrado. Se le puede dar la opción de acceder o registrarse en el Servicio mediante el uso de su nombre de usuario y contraseñas para ciertos servicios prestados por terceros (cada uno un «Servicio Integrado»), como mediante el uso de sus credenciales de Facebook a través de Facebook Connect. Al hacer esto, nos autoriza a acceder y almacenar las credenciales que proporciona, su nombre, dirección(es) de correo electrónico, fecha de nacimiento, sexo, ciudad actual, URL de la imagen de perfil y otra información que el Servicio Integrado pone a nuestra disposición, y usarlo y divulgarlo de acuerdo con esta Política. Debe verificar su configuración de privacidad de Facebook u otro servicio integrado para comprender y cambiar la información que nos envía a través de Facebook Connect u otro servicio integrado. Se recomienda que revise los términos de uso y las políticas de privacidad de cada Servicio Integrado cuidadosamente antes de usar sus servicios y conectarse a nuestro Servicio.

Funciones interactivas y áreas públicas. Nuestros Servicios pueden contar con una funcionalidad interactiva que le permite interactuar con otros usuarios en el Servicio, publicar comentarios, cargar fotografías, información de contacto y otro contenido (el «Contenido del usuario»), participar en encuestas y de otra manera interactuar con el Servicio y con otros usuarios. Si utiliza alguna funcionalidad interactiva en nuestro Servicio que le solicite o le permita proporcionarnos información personal (incluidos, por ejemplo, cualquier servicio que le permita publicar Contenido de usuario en cualquiera de nuestros Servicios), recopilaremos la Información personal que usted nos proporciona durante el uso de estas funciones interactivas. Debe tener en cuenta que cualquier información que proporcione en las funcionalidades de interacción puede ser leída, almacenada y utilizada por otras personas que acceden a estas áreas, y esta información no es Personal Información a los fines de esta Política. Si lo desea, puede contactarnos al correo oficial para solicitar la eliminación de su información personal de estas áreas. En caso de que la no sea posible la eliminación de dicha información, le informaremos el por qué.

Correspondencia. Si se comunica con nosotros a través del correo electrónico, mediante un formulario de contacto en el Servicio, o por correo físico u otro medio, recolectaremos la Información personal contenida en su correspondencia y asociada a ella. Esa información personal será empleada para responder a su correspondencia o mejorar nuestro servicio.

Promociones. Nosotros o nuestros anunciantes u otros socios comerciales podemos realizar o patrocinar concursos especiales, sorteos y otras promociones en las que los usuarios pueden participar o participar en nuestro Servicio. Algunas de estas promociones pueden ser de marca compartida con nuestros anunciantes u otros socios comerciales. En tales casos, la recopilación de su información personal puede ser realizada directamente por un socio externo en su sitio web, u otro servicio en línea, y puede compartirla con nosotros. En cada caso, la promoción indicará la política de privacidad que la rijan.

Recopilación de información pasiva

Cuando visita nuestros sitios o aplicaciones, cierta información es recopilada automáticamente. Por ejemplo, podemos almacenar su dirección de Protocolo de Internet (IP), su tipo de navegador, la naturaleza del dispositivo desde el que está visitando el Servicio (por ejemplo, una computadora personal o un dispositivo móvil), el identificador de cualquier dispositivo portátil o dispositivo móvil que esté utilizando, el sitio web que visitó inmediatamente antes de acceder a cualquier Servicio basado en la web, las acciones que realiza y rutas que sigue en nuestro Servicio y el contenido, características y actividades a las que accede y participa en el mismo. De igual forma podemos recopilar información sobre su interacción con los mensajes de correo electrónico, como si abrió, o reenvió un mensaje.

Podemos recopilar esta información de manera pasiva, utilizando tecnologías como registros de servidor estándar, cookies y GIF transparentes (también conocidos como «web beacons»). La información recopilada pasivamente es empleada para administrar, operar y mejorar el sitio web y nuestros otros servicios y sistemas; así como para mejorar la eficacia de nuestra publicidad. Cualquier información pasiva que sea vinculada por nosotros con información Privada, será tratada como información Privada.

Debe tener en cuenta que, si accede a través de nosotros a sitios de terceros o sitios de otros usuarios de nuestros servicios, HQR S.A.S. no tiene control sobre el tratamiento de la información o los medios de terceros u otros de nuestros usuarios y éstos pueden valerse de sus sitios para recopilar su información Personal y HQR S.A.S. no será responsable de la recolección, el almacenamiento ni el tratamiento de dicha información proporcionada por usted en sus plataformas.

Información de otras fuentes

Podemos recibir información sobre usted de parte de terceros, incluida información personal, y combinarla con otra información personal que mantenemos sobre usted. Si ese es el caso, esta Política rige cualquier información combinada con información Personal bajo el carácter de información Personal.

Eliminación de datos

Nuestros Usuarios, de cualquiera de nuestros servicios, podrán solicitar la eliminación de su cuenta e información de nuestras bases de datos, por medio del procedimiento que se describe más adelante.

Derechos que le asisten como titular de la información.

Según lo establecido por la Ley 1581 de 2012, en artículo 8, al titular de los datos personales suministrados le asisten los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar todos sus datos personales que obren en la base de datos de HQR S.A.S.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a HQR S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales.
Ser informado por HQR S.A.S., previa solicitud escrita, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen y/o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Tratamiento o Uso que HQS.A.S. hace de la información.

En virtud de la calidad de Comercio que HQR S.A.S. ostenta hacia sus consumidores –léase Usuarios-, y principalmente con el fin de suministrar un excelente, la Compañía solicita y almacena ciertos datos de carácter personal.

El propósito de la recolección, almacenamiento y tratamiento de esta información es que la relación entre consumidor y oferente del producto (HQR S.AS.), exista de manera que los servicios sean prestados de manera exitosa. Por lo que, el uso de la información no se restringe a la prestación de los servicios y se extiende a las posibles actualizaciones o mejoras a la Plataforma, así como a posibles alianzas comerciales con terceros.

Teniendo en cuenta lo anterior, los datos personales que recabamos tienen las siguientes finalidades:

Suministrar a las compañías de mensajería la información que sea necesaria para poder concretar la relación de consumo que se desea perfeccionar.
Suministrar a otros usuarios la información necesaria para poder contactarlo a Usted, consultar o solicitar los servicios o productos que Usted haya ofertado a través de nuestra Plataforma.
Ponernos en contacto directo con el Usuario cada vez que HQR S.A.S. lo considere conveniente, con el fin de ofrecerle por distintos medios y vías (incluyendo mail, SMS, notificaciones tipo ‘push’, whatsapp, etc.) ofertas de otros productos o servicios, además de toda otra información que creamos conveniente. Si Usted lo prefiere, puede solicitar ser excluido de las listas para el envío de información promocional o publicitaria acudiendo a nuestro correo electrónico: servicioalcliente@HQR.com.co. Desarrollar estudios internos sobre los intereses, el comportamiento y la demografía de los Usuarios.
Mejorar nuestras iniciativas comerciales y promocionales para analizar las páginas más visitadas por los Usuarios, las búsquedas realizadas.
Suministrar la información que soliciten tribunales o entidades administrativas o judiciales competentes para solucionar disputas entre Usuarios.
Validar con las centrales de riesgo del orden nacional la titularidad del usuario respecto a medios de pago cuando el elegido por el usuario para realizar su compra al usar HQR S.A.S. sea Tarjeta de crédito (Pago en línea).

Confidencialidad de la información

Los datos de los Usuarios serán suministrados únicamente por HQR S.A.S. en las formas establecidas en esta Políticas de Privacidad. La Compañía hará todo lo que esté a su alcance para proteger la privacidad de la información y solo será revelada en caso de que medien órdenes judiciales o regulaciones legales.

HQR S.A.S. se compromete a implementar todas las medidas de seguridad de software, hardware e instalaciones físicas para proteger la confidencialidad de la información Personal de los Usuarios. No obstante, en caso de que terceras partes puedan interceptar o acceder a información Privada o transmisiones de datos, HQR S.A.S. no responderá por la información que sea revelada.

Menores de Edad

Nuestros servicios sólo están disponibles para personas que tengan capacidad legal para contratar. En consecuencia, quienes, de acuerdo con la legislación vigente, no cumplan con esta condición deberán abstenerse de suministrar información personal en nuestra Plataforma.

Cookies

Los Usuarios de la Plataforma conocen y aceptan que HQR S.A.S. podrá utilizar un sistema de seguimiento mediante la utilización de cookies. Las cookies son archivos que se almacenan en el disco duro, con una duración limitada y tiene el propósito de personalizar los servicios. También ofrecemos funcionalidades que sólo están disponibles empleando cookies. Estas se utilizan con el fin de conocer el comportamiento y los intereses de quienes hacen algún uso de la Plataforma. De igual forma, la información recolectada a través de las cookies es utilizada para analizar las páginas navegadas por el Usuario y sus búsquedas realizadas para mejorar nuestras iniciativas comerciales o de publicidad.

Un uso adicional de las cookies en la Compañía es evitar al Usuario el tener que ingresar su clave cada vez que ingresa a nuestra Plataforma. HQR S.A.S. solo emplea cookies con fines que promuevan la mejora en el servicio para el Usuario, nunca con otros fines. Por esta razón, la instalación y permanencia las cookies en los dispositivos electrónicos (computadores o dispositivos móviles) del Usuario depende de su exclusiva voluntad y puede éste puede eliminarlas cuando así lo desee. El procedimiento para eliminar las cookies se informa en la sección de “Ayuda” (Help) del navegador.

Correos electrónicos y notificaciones PUSH

HQR S.A.S. también podrá enviarle mensajes de correo electrónico o notificaciones tipo Push como parte de los procesos relacionados con desarrollo y prestación de sus servicios, o en las siguientes circunstancias:

Luego del proceso de registro, notificándole la creación y los datos de su cuenta.
Para enviarle noticias y novedades.
Para mantenerlo al tanto de promociones
Para ofrecer servicios adicionales relacionados con su actividad dentro de nuestra Plataforma
Notificaciones de novedades de su actividad o relacionadas con los servicios que le proveemos

Seguridad y almacenamiento

Aunque HQR S.A.S. emplea técnicas de seguridad para proteger los datos personales de sus Usuarios, Usted debe tener en consideración que en la Internet no existe seguridad absoluta y perfecta. De manera que, HQR S.A.S. no es responsable en caso de que se presenten interceptaciones ilegales o violación de sus sistemas o bases de datos realizadas por personas no autorizadas. HQR S.A.S. tampoco será responsable por utilización de la información, cualquiera que esta sea, obtenida a través de esos medios o por la falta de medidas de seguridad que deben tomar sus Usuarios.

Los servidores y centros de datos contratados por HQR S.A.S. para la prestación de sus servicios se encuentran ubicados en los Estados Unidos (EE.UU.). Si utiliza cualquiera de los Servicios desde Colombia o desde cualquier otro lugar fuera de los EE. UU., debe saber que está transfiriendo su Información personal fuera de su región y hacia los EE. UU. para su almacenamiento y procesamiento. Al proporcionar su información personal, a través del uso del Servicio, usted acepta esa transferencia, almacenamiento y procesamiento en los EE. UU. Además, podemos transferir sus datos de los EE.UU. a otros países, en relación con el almacenamiento y el procesamiento de datos, cumpliendo con sus solicitudes, operando el Servicio o de acuerdo a la dinámica de negocio. Debe saber que cada país puede tener sus propias leyes de privacidad y seguridad de datos, algunas de las cuales pueden ser menos estrictas en comparación a las de Colombia.

Transferencia en circunstancias especiales.

HQR S.A.S. podrá transferir, vender o asignar la información recolectada en la Plataforma a una o más partes relevantes, en caso de que se presente una venta, fusión, consolidación, cambio en el control societario, transferencia de activos sustancial, o reorganización o liquidación de la sociedad.

Área responsable de las atenciones: Servicio al Cliente.

En caso de querer ejercer los derechos que le asisten como titular de la información, puede contactar al departamento de Servicio al Cliente, que atenderá su petición a la mayor brevedad posible. También puede hacer sus solicitudes comunicándose al +57 317 281 72 38 o escribiendo a la cuenta de correo servicioalcliente@hqr.com.co.

Procedimiento para que los usuarios puedan ejercer sus derechos.

HQR S.A.S. dispone de los siguientes mecanismos tramitar sus peticiones en materia de seguridad y privacidad de la información. Nuestros Usuarios podrán contactar a nuestro servicio al cliente y realizar las peticiones, quejas o reclamos que tengan. Cualquiera que sea el tipo de petición se podrá realizar mediante llamada telefónica al 3172817238 o escribiendo al correo electrónico servicioalcliente@hqr.com.co.

HQR S.A.S. se compromete a brindar respuesta a solicitudes de sus Usuarios en un plazo no mayor a 8 (ocho) días hábiles.

Trámite especial para el ejercicio del derecho de acceso.

Cualquier Usuario de la Plataforma podrá exigir que la Compañía le suministre el accesos a los datos Personales que de él se encuentre en sus bases de datos, mediante comunicación escrita, sea esta enviada por correo electrónico, a la cuenta servicioalcliente@hqr.com.co , o físico, a la dirección Cll 56 Sur No 29 – 21.

Este derecho podrá ser ejercido sin ningún costo o cargo alguno por una vez al mes o cuando que HQR S.A.S. realice modificaciones sustanciales a esta Política de Privacidad. La compañía dará respuesta a estos trámites en un plazo no superior a los 8 (ocho) días hábiles.

Trámite especial para reclamos.

El titular de los datos Personales, o quien se encuentre debidamente facultado por la ley para hacerlo, podrá elevar ante HQR S.A.S. reclamos por escrito, que incluyan la identificación del titular de la información, la descripción de los hechos reclamados y los datos de ubicación o envío de correspondencia, junto a los documentos que se requieran para dar sustento a los reclamos.

Para todos los efectos especiales de su trámite, éstos se regirán por lo contemplado en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Modificaciones de las Políticas de Privacidad

En cualquier momento, HQR S.A.S. podrá modificar la presente Política de Privacidad. La efectividad de cada cambio comienza en el momento en que éste es publicado en la Plataforma. En caso de que se considere necesario, podremos anunciar los cambios a través de: (a) la página de inicio de la Plataforma, o (b) un correo electrónico. No obstante, el continuo uso de la Plataforma implica la aceptación por parte del Usuario de estos cambios. Si Usted no está de acuerdo con nuestra Política de Privacidad vigente, por favor absténgase de utilizar la Plataforma.

Disposiciones finales

La presente Política de Privacidad tendrá plena vigencia y efectos a partir del 25 (veinticinco) de marzo de 2020 (dos mil veinte).